Jak założyć sklep internetowy? – poradnik krok po kroku

Wraz z rozwojem technologii coraz więcej ludzi aktywnie korzysta z możliwości robienia zakupów w Internecie. Takie rozwiązanie staje się coraz bardziej popularne ponieważ jest szybkie, proste i wygodne. Chcąc wykorzystać ten rosnący w Polsce i zagranicą rynek, dużo osób decyduje się na założenie własnego sklepu internetowego jako sposobu na dobry biznes.

Sklep internetowy – ogólne informacje

Sklep internetowy to rodzaj strony www, która umożliwia prowadzenie sprzedaży produktów za pośrednictwem Internetu. Można na niej przeglądać oferty, dodawać produkty do koszyka, oraz finalizować zamówienia – jest to tzw. front-end, do którego dostęp mają wszyscy użytkownicy. Natomiast wszystkie operacje związane z zarządzaniem sklepem i realizacją zamówień odbywają się w panelu administracyjnym i jest to tzw. back-end, gdzie sprzedawca sklepu ma najwięcej pracy.

Pomysł na biznes czyli co sprzedawać w sklepie internetowym

Pomysł na sklep internetowy może się zrodzić przypadkiem lub być efektem żmudnej i rzetelnej analizy konkurencji. Bez względu na to czy zamierzamy otworzyć mały sklepik czy planujemy ekspansję na zagraniczne rynki potrzebny będzie nam biznesplan.

Decydując się na otwarcie sklepu internetowego tak samo jak w przypadku innych pomysłów na biznes warto zastanowić się nad asortymentem jaki będzie w ofercie, czym chcemy się wyróżniać na tle konkurencji, do jakich klientów planujemy dotrzeć, skąd będziemy brać towar oraz w jakim miejscu będzie on magazynowany.

W zależności od celów jaki sobie stawiamy sklep internetowy może stać się bardzo dochodowym biznesem, źródłem dodatkowych pieniędzy lub jednym z kilku kanałów sprzedażowych. Jak wynika z badań rynkowych, zachowania konsumentów w procesie zakupowym wskazują na migrację pomiędzy różnymi, wzajemnie przeplatającymi się kanałami sprzedaży, zarówno online jak i offline. Takie działania są efektem zwiększającej się roli Internetu w decyzjach zakupowych konsumentów, którzy przed zakupem używają smartfona lub tabletu w celu porównania cen w kilku sklepach. Gdy już zapoznają się z różnymi wariantami decydują się na wybór najlepszej oferty i zakup w Internecie lub galerii handlowej.

Przyciągająca nazwa czyli wybór dobrej domeny

Każdy sklep internetowy musi mieć dobrą nazwę, która będzie z nim utożsamiana. Idealna domena powinna być:

– krótka (jeżeli musi być długa to warto zastanowić się nad skrótem),
– łatwa do zapamiętania,
–  łatwa w pisowni aby nie budzić wątpliwości w jej zapisie (np. podając jej nazwę w rozmowie telefonicznej),
– dostosowana do Twojego biznesu (powinna być kojarzona z branżą oferowanego asortymentu),
– końcówka domeny dostosowana do rynku na którym planujesz prowadzić sprzedaż, np. w Polsce będzie to .pl

Najczęstsze błędy w wyborze odpowiedniej nazwy (naming):

– sklejanie kilku skrótów w jeden kiepsko brzmiący skrót, np. KacTad (od Kacper i Tadeusz),
– dodawanie patriotycznej końcówki „pol”, np. MedPol,
– dodawanie niby-amerykańskiej końcówki „ex”, np. Darex, która była modna w Polsce w epoce transformacji, gdy wszystko co z USA była wyjątkowe i dobre,
– stosowanie nazw, które będą źle kojarzone, np. producent żarówek i nazwa Osram
– dodawanie do nazwy „fajnych” wyrazów, np. „super”, „extra”, „mega”.

Sklep internetowy a prowadzenie działalności gospodarczej

Aby móc legalnie prowadzić w Polsce sklep internetowy należy prowadzić działalność gospodarczą. Biznes w formie sklepu internetowego zazwyczaj nie wiąże się z koniecznością spełniania dodatkowych warunków. Wyjątkiem jest mała część produktów gdzie mogą pojawić się dodatkowe wymagania i ograniczenia wynikające z przepisów prawa. Do tej grupy zaliczyć można sprzedaż: leków, alkoholi, broni, amunicji i materiałów wybuchowych, nasion (z wyłączeniem dostawców i producentów materiału siewnego rozmnożeniowego roślin warzywnych i ozdobnych oraz materiału szkółkarskiego wytworzonego i sprzedawanego na terenie tego samego powiatu, jeżeli jest przeznaczony na niezarobkowe potrzeby własne odbiorcy), paliw, substancji uzależniających, środków ochrony roślin czy walut.

Podstawowym PKD dla sklepów internetowych jest 47.91.Z  – sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet.

Działalność sklepu internetowego możliwa jest w każdej formie z wyjątkiem spółki partnerskiej. Sklep www może funkcjonować jako jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, jawna, spółka komandytowa, komandytowo-akcyjna, sp. z o.o. lub w formie spółki akcyjnej.

Forma opodatkowania dla sklepu internetowego

Prowadząc sklep internetowy jako osoba fizyczna lub spółka osobowa podatnikowi przysługuje prawo do wyboru formy opodatkowania gdzie może zdecydować się na:  ryczałt, zasady ogolne według skali podatkowej oraz podatek liniowy.

Działalność usługowa w zakresie handlu jest objęta ryczałtem, który wynosi 3%. Taka forma opodatkowania jest bardzo opłacalna ponieważ podatek jest niski a formalności ograniczone do minimum. Należy pamiętać, że korzystając z ryczałtu nie ma jednak możliwości rozliczania kosztów. Kolejnym ograniczeniem w tej formie jest brak możliwości rozliczania kosztów. Trzeba także pamiętać, że wybierając tę formę opodatkowania, nie można uzyskiwać przychodów np. z reklamy (szczegółowa lista czynności wykluczających z możliwości skorzystania z ryczałtu znajduje się w załączniku do ustawy). Nawet jednorazowe uzyskanie przychodu wykluczającego ryczałt nakazuje natychmiastowe przejście na zasady ogólne i prowadzenia KPiR.

W przypadku gdy podatnikowi nie przysługuje prawo do rozliczania się ryczałtem lub stwierdzi, że dla jego biznesu jest to nieopłacalne, warto wybrać zasady ogólne (gdy przedsiębiorca nie przewiduje przekroczenia pierwszego progu skali 85 528 zł dochodu). W przypadku tej formy opodatkowania podatnik ma możliwość skorzystania z wielu ulg np. ulga prorodzinna czy wspólne rozliczenia z małżonkiem.

Jeżeli sklep internetowy prowadzony będzie w formie spółki prawnej (sp. z o. o. , sp. akcyjna) lub w formie spółki komandytowo-akcyjnej przedsiębiorstwo automatycznie staje się podatnikiem podatku CIT.

Sklep internetowy z VAT lub bez VAT

Sprzedaż niektórych produktów odgórnie zobowiązuje do zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT (np. towary objęte akcyzą, wyroby z metali szlachetnych). W przypadku kiedy sprzedawane produkty nie odbierają przedsiębiorcy zwolnienia z VATu warto w niektórych przypadkach z niego skorzystać. Bycie nievatowcem szczególnie opłaca się jeżeli:

– koszty działalności są niskie lub prawie zerowe,

– przedmiotem handlu są produkty własnej produkcji a do ich wytwarzania nie potrzebny jest zakup drogich materiałów,

– oferta skierowana jest do osób prywatnych, które nie mogą odliczyć podatku VATod zakupów lub podmiotów zwolnionych z VAT.

Jeżeli działalność sklepu internetowego o danym profilu generuje wysokie koszty, towary pochodzą od zewnętrznych dostawców, duża część sprzedaży będzie odbywać się na rzecz innych firm a przewidywane nakłady na rozwój sklepu są wysokie to warto zastanowić się nad opcją bycia podatkiem VAT.

Sklep internetowy a kasa fiskalna

Sprzedaż niektórych produktów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych może być objęta bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Nie wszystkie sprzedawane produkty są obligowane do rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, kryterium stosowania kasy fiskalnej co do zasady opiera się na kwocie obrotu w roku podatkowym. Obowiązek stosowania kasy fiskalnej powstaje w momencie gdy obroty sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym przekroczyły 20 000 zł netto – w przypadku czynnych podatników VAT.

W przypadku sklepów internetowych, właściciele mogą dodatkowo skorzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej n a podstawie przyjmowania płatności wyłącznie za pośrednictwem banku. W takim przypadku każdy wpływ środków pieniężnych na konto powinien być jednak odpowiednio opisany. Z dokonanej płatności powinno wynikać, jakiego towaru dotyczyła transakcja (numer zamówienia) oraz na czyją rzecz została dokonana. A zatem przelew powinien zawierać dane klienta (w przypadku sprzedaży wysyłkowej towarów także jego adres).

Oprogramowanie do sklepu internetowego

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań z zakresu oprogramowania sklepu internetowego. Wybór jest na tyle duży, że rodzi się pytanie „które z nich jest najlepsze?”. Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta ponieważ najlepsze oprogramowanie to takie, które spełnia nasze oczekiwania i potrzeby względem e-commerce. Obecnie na rynku mamy dostępnych kilka:

– oprogramowanie darmowe, popularnie nazywane open source ,

– oprogramowanie płatne,

– oprogramowanie w formie dzierżawy,

– dedykowane oprogramowanie napisane od podstaw,

Ze względu na to, że temat oprogramowania jest dość obszerny to więcej informacji o każdym rozwiązaniu oraz poszczególnych zaletach i wadach można przeczytać w naszym artykule „Wybór oprogramowania do sklepu internetowego”.

Regulamin sklepu internetowego, polityka prywatności oraz rejestracja bazy danych użytkowników w GIODO

Aktualny, poprawnie skonstruowany i wolny od luk prawnych regulamin to jeden z absolutnie niezbędnych elementów sklepu internetowego. Należy pamiętać, że regulamin to nie jedyny obowiązek prawny, jaki musi spełniać każdy sklep internetowy. Poniżej lista formalności prawnych o które musimy zadabać:

  1. Polityka prywatności i polityka cookies, czyli poinformowanie na stronie swoich klientów o sposobach zabezpieczenia oraz przetwarzania danych osobowych powierzonych sklepowi w celu realizacji zamówień.
  2. Zamieszczenie wzorów pism odstąpienia od umowy i reklamacji.
  3. Zgłoszenie bazy danych osobowych klientów do GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych).
  4. Zamieszczenie wszystkich obowiązków informacyjnych dla Klientów – właściwe informacje w regulaminie oraz w innych miejscach na sklepie internetowym.
  5. Profesjonalny Regulamin sklepu internetowego, który jest dostosowany do profilu działalności oraz objęty monitoringiem nowych klauzul niedozwolonych.

Kurierzy i firmy przewozowe

Sklepy internetowe w zdecydowanej większości przypadków wysyłają towar do klienta. W związku z tym powinniśmy zadbać o odpowiednie doręczanie przesyłki i wybór profesjonalnej firmy przewozowej. Jak wynika z badań nad zrachowaniami konsumentów w e-commerce, jednym z elementów, które mają największy wpływ na decyzje zakupowe w sklepach www są koszty przesyłki oraz czas realizacji zamówienia. Zmieniają się preferencje klientów odnośnie sposobów dostawy, m.in. rośnie popularność punktów samodzielnego odbioru przesyłek.

Naszym Klientom powinniśmy zapewnić szeroki wybór możliwości szybkiego i bezpiecznego doręczenia paczki. W tym celu będzie potrzebne podpisanie umowy z firmą oferującą usługi kurierskie. Przy wyborze zwracajmy uwagę nie tylko na ceny ale również na terminowość i jakość dostawy.

Strategia reklamowa w sklepie internetowym

Decydując się na otworzenie sklepu internetowego warto zastanowić się nad strategią marketingową, która zbuduje pozytywny wizerunek w Internecie, zwiększy ruch na witrynie a to w efekcie przełoży się na sprzedaż produktów. W tym celu powinniśmy zaplanować działania marketingowe jakie podejmiemy w krótkim jak i długim okresie czasu.

Istnieje cały szereg działań marketingowych jakie powinnismy podjąć w działalności sklepu internetowego, do części z nich należy:

– pozycjonowanie w wyszukiwarkach internetowych– powinniśmy pozycjonować nasz sklep na główne frazy branżowe oraz na tzw. długi ogon czyli większą ilość fraz szczegółowych,

– artykuły sponsorowane w branżowych portalach – solidne publikacje, w których poruszamy dany temat w sposób profesjonalny i ekspercki co przełoży się na pozytywny wizerunek firmy,

– e-mail marketing – wysyłka mailingów w odpowiedniej formie do właściwej grupy odbiorców to klucz do zwiększenia się sprzedaży,

– Google Adwords – płatna reklama Google to rozbudowane narzędzie, które daje ogromne możliwości reklamowe w wyszukiwarce, mapach Google, Gmailu a nawet Youtube; odpowiednio skonfigurowana powinna przynosić regularnie nowe zamówienia,

– aukcje internetowe – mimo sprzedaży na własnej stronie sklepu nie zapominajmy jak duże możliwości dają nam platformy aukcyjne; zawsze powinniśmy wystawić na niej chociażby część sprzedawanego asortymentu,

– social media – dobrze prowadzone media społecznościowe z pewnością przełożą się na pozytywny wizerunek sklepu internetowego,

– współpraca z blogerami – dzięki takiej współpracy możemy zaprezentować oferowane przez nas produkty w sposób obiektywny i liczyć na opinie i komentarze od fanów danego blogera.