Idea outsourcingu zyskuje na popularności z roku, na rok. Jednak pomimo wszystko wielu przedsiębiorców woli mieć wszystko pod kontrolą. Czy jest to dobre rozwiązanie? Jak outroucing może zwiększyć dochody twojej firmy? Jak może zwiększyć zyski, nawet jeśli kosztuje więcej?
Założenia outsourcingu
Założenia outsourcingu są proste — zamiast zatrudniać pracowników, szkolić ich, wdrażać do firmy, a następnie kontrolować, Ty po prostu korzystasz z usług innych. Albo agencji, albo freelancerów. Dzięki temu twoja firma może teoretycznie mieć milionowe obroty, a cały czas możesz prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, gdzie nie będziesz zatrudniał nikogo, a przy tym nie będziesz pracował więcej niż 6-8 godzin dziennie.
To sprawia, że outsourcing jest bardzo wygodny — zlecasz zajmowanie się kwestiami na zewnątrz i dzięki temu nie musisz się nimi przejmować. Nie musisz motywować pracowników, zastanawiać się jak zwiększyć ich efektywność, czy też organizować polityki płac. Po prostu płacisz za konkretny efekt firmom.
Jakie zadania możesz zlecić innym?
Tak naprawdę praktycznie wszystko. Przyjrzyjmy się przykładom:
- Księgowość — korzystając z usług zewnętrznych księgowych, nie musisz się tymi sprawami zajmować samodzielnie. To bardzo praktyczne, ponieważ nawet nowoczesne programy do księgowości wymagają przynajmniej podstawowej wiedzy. Z drugiej strony zatrudnianie księgowej, która pracuje tylko dla Ciebie, sprawdzi się jedynie w przypadku większych firm. Dlatego outsourcing jest tutaj najwygodniejszym rozwiązaniem.
- Marketing — w przypadku marketingu zdecydowanie lepiej jest skorzystać z usług profesjonalistów, niż próbować zajmować się reklamą samodzielnie, ponieważ nieumiejętny marketing da efekt odwrotny od oczekiwanego. Dobrze zarządzania kampania marketingowa, nawet po doliczeniu kosztów agencji będzie bardziej zyskowna, niż słaba reklama zrobiona samodzielnie.
- Magazyn i wysyłka — możesz zlecić magazynowanie towaru i zajmowanie się wysyłką zewnętrznej firmie. Pozwoli to uniknąć konieczności wynajmowania powierzchni, zatrudniania pracowników obsługujących wysyłki, czy też odpowiedniej organizacji logistycznej.
- Obsługa klienta — zamiast zatrudniać pracowników zajmujących się obsługą klienta, możesz zlecić to zewnętrznej firmie. Możliwości są duże, możesz zlecić np. tylko sprzedaż telefoniczną, albo obsługę czatu na żywo, a możesz na zewnątrz zlecić całość.
- Obsługa techniczna sklepu — zamiast zatrudniać webmastera, który będzie kontrolował sklep, możesz zlecić obsługę techniczną sklepu firmie zewnętrznej.
- Zatrudnianie i obsługa kadr — wybór odpowiednich kandydatów do pracy jest dużym wyzwaniem, dlatego możesz zlecić to zadanie zewnętrznym firmom. Podobnie możesz postąpić z obsługą kadr.
Są też takie obszary, w których outsourcing jest na tyle naturalny, że większość przedsiębiorców nawet nie myśli o tym, żeby zajmować się tym samodzielnie. Przykłady? Wysyłka towarów — korzystanie z firm kurierskich, czy też poczty polskiej jest naturalne. Konieczność zorganizowania transportu samodzielnie oznacza inwestycję we flotę samochodów i kierowców. Sprawdza się to głównie w przypadku firm nastawionych na sprzedaż lokalną np. firmy z meblami.
Innym przykładem są płatności online — praktycznie każdy przedsiębiorca zastanawia się jaki system płatności online wybrać, nie bierze nawet pod uwagę stworzenia takiego systemu od podstaw, gdyż byłoby to przedsięwzięcie zbyt kosztowne (oczywiście pomijam firmy, które chcą stworzyć nowy system płatności online i to ma być podstawa ich działności np. blik).
Co zyskujesz, zlecając na zewnątrz?
Jak widać,korzystając z outsourcingu, możesz przerzucić na zewnątrz praktycznie wszystkie usługi. Jakie są zalety tego rozwiązania?
- Jakość usług — korzystasz z gotowych i sprawdzonych rozwiązań. Dzięki temu nie musisz samodzielnie szkolić pracowników, ponieważ korzystasz z pomocy specjalistów w branży.
- Czas — zlecając część zadań innym, zyskujesz czas, który możesz przeznaczyć na istotniejsze obszary w swojej firmie.
- Koszty — outsourcing często jest tańszy, niż zatrudnienie pracowników tylko w twoim biznesie, co przekłada się na oszczędności.
- Wygoda — outsourcing jest zwykle prostszy do wdrożenia niż zatrudnienie specjalistów w swojej firmie.
- Testowanie nowych rozwiązań, których wdrożenie „samodzielnie” byłoby zbyt kosztowne.
Outsourcing daje Ci po prostu możliwość rozwijania swojej firmy bez konieczności zatrudniania nowych pracowników. Dzięki temu zyskujesz czas, a w przypadku wielu przedsiębiorców oznacza to również oszczędności.
Wady i zagrożenia outsourcingu
Jednocześnie outsourcing ma również wady i kilka zagrożeń, o których należy powiedzieć.
- Mniejszy wpływ na wykonane usługi — oczywiście niemal zawsze masz wpływ na współpracę, jednocześnie jesteś bardziej skrępowany niż gdybyś samodzielnie się tym zajął, albo zatrudnił pracowników na dane stanowisko. Nie możesz również przewidzieć niektórych rzeczy np. firma, z którą współpracujesz, zbankrutuje, a przez to Ty nie otrzymasz np. zmontowanego filmu, co przełoży się na opóźnienia w twoim biznesie. W przypadku gdy wszystko dzieje się wewnątrz twojego przedsiębiorstwa masz nad tym większą kontrolę.
- Możliwość zakończenia współpracy ze strony firmy — możesz być zadowolony ze współpracy, ale firma z jakichś powodów może nie chcieć jej przedłużać. Jeśli Cię o tym powiadomi przed zakończeniem umowy, to masz czas, żeby się przygotować, jednak jeśli tego nie zrobi, to musisz szybko szukać alternatyw.
- Koszty — wcześniej koszty były pokazane jako zaleta i tak jest w większości przypadków. Jednocześnie, jeśli mówimy o dużych przedsiębiorstwach, to bardziej może się opłacać zatrudnienie pracowników, wynajęcie powierzchni magazynowej itd.
- Brak możliwości „optymalizacji” — jeśli np. będziesz samodzielnie zajmował się magazynowaniem, to mogą w twojej firmie powstać odpowiednie procedury, które usprawnią ten proces, uczynią go bardziej wydajnym. Jeśli korzystasz z outsourcingu, to nie możesz w ten sposób optymalizować pracy. Możesz tylko poszukać innego usługodawcy.
Nie są to wady, których nie da się przeskoczyć. W gruncie rzeczy outsourcing jest trochę podobny jak szukanie odpowiedniego pracownika — też musisz poświęcić czas na znalezienie firmy, z którą się dogadujesz i z którą „nadajecie na tych samych falach”. Dzięki temu współpraca będzie o wiele bardziej owocna.
