Ostatnio wirtualne biura prasowe wyrastają jak grzyby po deszczu. Dziś, kiedy wszystko dzieje się w internecie i właśnie tu zdobywa się największy rozgłos, takie biura mają ogromne pole do popisu. Czym właściwie są i jakie są zalety prowadzenia wirtualnego biura prasowego?
Wirtualne biuro prasowe jest czymś w rodzaju pośrednika pomiędzy komunikacją na linii firma – dziennikarz. Dzięki temu, że znajduje się w internecie, dostęp do niego jest zupełnie nie ograniczony – ani czasem, ani miejscem zamieszkania. Dziennikarze zazwyczaj nie pracują w wyznaczonych godzinach i rzadko kiedy mają wolne weekendy. Ich czas pracy zależy przede wszystkim od weny i dostępu do ciekawych materiałów.
Jakie najważniejsze funkcje posiada wirtualne biuro prasowe?
Wirtualne biuro prasowe jest niezwykle funkcjonalnym narzędziem. Jest połączeniem najlepszych cech PR-owca, szybkiego przeglądu danych w internecie i dziennikarstwem, tylko w nowoczesnym wydaniu. Dodatkowo wirtualne biuro prasowe kosztuje firmę zdecydowanie dużo mniej niż zatrudnienie profesjonalnego PR-owca.
Co daje nam jego posiadanie?
Wizerunek profesjonalnej firmy – posiadając wirtualne biuro prasowe możemy być zupełnie inaczej postrzegani. Zostaniemy uznani za specjalistów w swojej dziedzinie, którzy dbają o swój wizerunek. Dzięki temu osiągniemy status profesjonalisty, a nasi klienci, dziennikarze i konkurencja docenią nasze przedsiębiorstwo.
Nieograniczony zasięg – wirtualne biuro prasowe to szeroki zakres kanałów do przekazywania nieograniczonej ilości informacji do mnóstwa adresatów. Do wykorzystania mamy między innymi wyszukiwarki, social media, RSS-y, blogi firmowe czy redakcyjne bazy danych.
Szybki dostęp do niezliczonych odbiorców – nie musimy już jednej notatki przesyłać do wielu odbiorców. Wystarczy zamieścić ją w wirtualnym biurze prasowym skąd wszyscy będą mogli dowiedzieć się o nowym wydarzeniu lub produkcie. Dodatkowo umieszczone tu teksty są dużo bardziej wiarygodne, przez co chętniej wykorzystywane przez dziennikarzy.
Wizerunek eksperta – posiadanie statusu eksperta niezwykle podnosi nasz prestiż. W wirtualnym biurze prasowym możemy umieścić specjalną zakładkę, w której zamieścimy naszych pracowników. Dzięki temu media będą mogły skontaktować się z wybranymi specjalistami, aby osiągnąć więcej informacji, opinii lub komentarzy branżowych.
Ciekawe materiały – nie musimy ograniczać się do suchych notatek. Wirtualne biuro prasowe umożliwia zamieszczanie filmików, prezentacji czy wideotransmisji, w których ukażemy naszą firmę zza kulis. Dziennikarze tylko czekają na takie nietypowe materiały.
Kontrola informacji – wirtualne biuro prasowe pozwala na dozowanie informacji i materiałów, jakie pojawiają się w internecie. Dzięki temu mamy pewność, że wszystkie informacje, jakie trafiają do mediów są prawdziwe i pochodzą z pewnego źródła.
Sprawdzanie statystyk – sprawdzanie kto i kiedy pobierał nasze materiały z wirtualnego biura prasowego pomaga rozwijać i poprawiać wizerunek firmy. Takie statystyki pozwalają na udostępnianiu coraz lepszych i ciekawszych materiałów.
Nie każdy widzi to samo – wirtualne biuro prasowe pozwala na wybranie grupy, która może zobaczyć udostępnione informacje. Pozwala to na udostępnienie innych materiałów na przykład dla klientów, a innych dla mediów. Dziennikarze docenią to, że znajdują się w gronie lojalnych osób, które mają dostęp do informacji niewidocznych dla innych.
Wszystkie marki w jednym miejscu – wiele firm posiada kilka różnych marek. W wirtualnym biurze prasowym można założyć kilka tak zwanych subbiur, które ułatwiają utrzymanie porządku w udostępnianych materiałach, szczególnie gdy nowych informacji jest całkiem dużo.
Brak ograniczeń czasowych – internet jest otwarty 24 godziny na dobę i nie jest zamykany w weekendy i święta. Stały dostęp do wirtualnego biura prasowego pozwala na pracę w dowolnej porze i dowolnym miejscu.
Przedstawiliśmy 10 najważniejszych i niezwykle przydatnych funkcji wirtualnego biura prasowego. Oprócz tego, możemy dołączyć jeszcze łatwą obsługę, możliwość synchronizacji z firmową stroną internetową oraz skrzynka mailową, kalendarz wydarzeń, otrzymywanie zaproszeń na wydarzenia branżowe, umożliwianie dziennikarzom zdobycia akredytacji, a także zdecydowanie pozytywnie wpływa na pozycjonowanie strony internetowej.
Zalety wirtualnego biura prasowego
Wirtualne biuro prasowe jest nie tylko funkcjonalne, ale też posiada wiele zalet, które pozytywnie wpływają na firmę.
Najważniejsze zalety to:
- Oszczędność wynikająca z braku konieczności zatrudnienia PR-owca
- Wpływ na jakość komunikacji z dziennikarzami
- Wszystkie udostępnione materiały są natychmiast widoczne dla wszystkich
- Grupowanie informacji ze względu na marki lub tematy materiałów
- Łatwiejsza organizacja konferencji prasowych, spotkań z dziennikarzami i innych wydarzeń
- Dziennikarz posiada szybki dostęp do informacji bez konieczności kontaktu z firmą
- Możliwość integrowania wszystkich kanałów, z jakich korzysta firma do poprawy wizerunku
- Zwiększenie pozycji strony firmowej w wyszukiwarkach
- Łatwa i intuicyjna obsługa oraz publikowanie materiałów
- Możliwość zwiększania uprawnień wybranych dziennikarzy oraz wydawania akredytacji
- Możliwość udostępniania transmisji on-line
- Wstawienie prawidłowego logotypu poprawia spójność marki
- Możliwość korzystania z urządzeń mobilnych
- Wprowadzanie aktualizacji zapobiega występowaniu błędów
- Kontrolowanie komunikatów prasowych
- Uzyskanie wizerunku eksperta wśród pracowników firmy
- Natychmiastowe wdrożenie do firmy
- Dostęp do statystyk i raportów
Korzystne dla wszystkich
Wirtualne biura prasowe są stworzone nie tylko dla dużych firm. Zalety odczują też średnie i małe przedsiębiorstwa, a także lokalne firmy, które mogą zaistnieć w regionalnych redakcjach. Udostępnianie wartościowych i rzetelnych informacji oraz łatwość komunikacji z dziennikarzami przydadzą się każdemu przedsiębiorcy. Dodatkowo pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy, a dodatkowo przyniesie doskonałe efekty. Warto zastanowić się nad wdrożeniem wirtualnego biura prasowego dla swojej firmy.
