Dbanie o prawidłowe relacje z dziennikarzami to podstawa pracy PR-owca. Dokładniej, pisaliśmy o tym w tym artykule. Do zadań PR-owca należy pisanie notatek prasowych, które powinny być poprawne pod wszystkimi względami, aby nie narobić sobie kłopotów i złych relacji na linii PR-owiec – dziennikarz.
Wzajemna współpraca jest po prostu częścią pracy obu stron. PR-owiec musi wykonywać notatki prasowe, a dziennikarz je publikować, aby zapełnić strony gazety. Dlatego warto sprawdzić, jak pisać notatki prasowe, które będą chętnie publikowane przez dziennikarzy i nie spowodują waśni między dziennikarzem a PR-owcem.
Najczęstsze błędy przy pisaniu notatek prasowych
Podstawowe błędy popełniane przez początkowych PR-owców są często przez nich powielane. Szczególnie często PR-owiec myli informowanie ze sprzedażą. Warto zapoznać się z poniższymi zasadami, które należy wcielić w życie i na ich podstawie pisać notatki prasowe:
- Nie wolno używać takich sformułowań jak:
- Jesteśmy najlepsi w branży
- Jesteśmy liderem wśród firm
- Posiadamy najmocniejszą pozycję w branży
- Wszystkie podane materiały i informacje popieraj sprawdzonymi faktami. Warto wykorzystać do tego teksty źródłowe czy dane statystyczne
- Korzystaj z wypowiedzi ekspertów, dzięki czemu zwiększysz autentyczność swojej notatki prasowej.
Cechy, jakie powinna mieć notatka prasowa
Wielu PR-owców zapomina, że notatka prasowa to nie artykuł sponsorowany. Powinniśmy wcielić się w rolę dziennikarza i napisać tekst jak najbardziej obiektywny i popierany faktami. Ważne, aby był także zwięzły i zawierał same konkrety bez tak zwanego lania wody.
Nie możemy zapomnieć o prawidłowym formatowaniu. Artykuł musi posiadać chwytliwy tytuł, akapity i śródtytuły. Zwróćmy uwagę na błędy stylistyczne i ortograficzne. Dzięki temu artykuł łatwiej się czyta i dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo, że dziennikarz w ogóle spojrzy na nasza pracę.
Wiele redakcji publikuje tylko takie teksty, które od razu, bez żadnych poprawek i przeróbek nadają się do druku. Dlatego tak ważne napisanie jest dobrej notatki prasowej, która nie będzie wymagać dodatkowej pracy dziennikarza.
Tytuł notatki musi być ciekawy i nie powinien zawierać nazwy firmy. W całym tekście zwróćmy uwagę na to, aby używać jak najmniej wersalików i wykrzykników.
Dla zwrócenia uwagi na problem, podajemy zły i dobry przykład zdań, jakie powinny – bądź nie, znaleźć się w artykule:
Zły przykład: Firma XYZ z Kielc planuje zwiększyć zatrudnienie w 2019 roku o 250%.
Dobry przykład: W Kielcach coraz łatwiej znaleźć zatrudnienie. Lokalna firma odzieżowa planuje zatrudnić w następnym roku kolejnych 200 pracowników.
Klucz do napisania dobrej notatki prasowej
Dobrze napisana notatka prasowa praktycznie niczym nie różni się od dobrego tekstu napisanego przez dziennikarza. Nie możemy tylko zapominać, ze pisze ją PR-owiec. Do swojego artykułu warto zastosować piramidę dziennikarską, która polega na:
- We wstępie umieszczamy główny powód napisania artykułu, czyli w kilku zdaniach to, co jest opisanie w tekście
- W pierwszych akapitach odbiorca powinien dowiedzieć się, o tym czego dotyczy notka, co się wydarzyło i gdzie oraz z jakiego powodu
- Dopiero po tym omawiamy szerzej zagadnienie i przestawiamy fakty.
Czasami może się zdarzyć, że dziennikarz będzie zmuszony do skrócenia naszej notatki prasowej. Dlatego powinniśmy napisać taki tekst, który nawet po skróceniu będzie jasny i czytelny. Najlepiej, jeśli napiszemy artykuł, który nie będzie musiał być skrócony – warto wcześniej, jeśli oczywiście jest taka możliwość, omówić jego wielkość z dziennikarzem.
Przeczytaj przed wysłaniem
Najważniejsza zasada – zawsze czytamy każdy tekst przed wysłaniem. Jeśli mamy taką możliwość, dajmy go do przeczytania komuś znajomemu, aby sprawdził czy wszystko jest jasno opisane. Koniecznie sprawdzamy artykuł pod kątem wszelkich błędów – automatyczna korekta może być tu przydatna.
Nie przesadzaj też z długością artykułu – maksymalna wielkość to 2 strony A4. Jedynie, jeśli piszemy raporty, możemy zająć trochę więcej miejsca.
