Zatrudnienie pracowników to dopiero początek przygody związanej z zarządzaniem ludźmi. Zrekrutowanie odpowiedniego pracownika jest dosyć łatwe, znacznie trudniejsze jest utrzymanie poziomu zaangażowania u niego. A zadanie jest tym trudniejsze, im więcej osób jest w zespole.

Dlaczego odpowiednie zarządzanie zespołem jest istotne?

Zarządzanie zespołem, zarządzanie zaangażowaniem w zespole jest niezwykle istotne, ponieważ od niego zależy nie tylko wydajność zespołu, ale również atmosfera w pracy. Często jedna osoba potrafi całkowicie popsuć dobrze zarządzany zespół.

Wyobraź sobie prostą sytuację — wszystkie osoby dają z siebie wszystko, pracują bardzo efektywnie. Natomiast pojawia się pracownik z podejściem „skoro płacą mi za godziny, to po co mam się starać?”. Jeżeli nic z tym nie zrobisz, to szybko pojawiają się frustracje, pretensje, a niektórzy pracownicy przestaną się również starać.

Dlatego też tak istotne jest utrzymywanie dobrych relacji z pracownikami, rozmawianie z nimi i kontrola pracy. Dzięki temu utrzymasz odpowiednią atmosferę, a ludzie pracujący w twojej firmie będą zmotywowani.

System nagród i kar w biznesie

Motywacja poprzez system nagród i kar jest jedną z najpopularniejszych technik motywacyjnych na świecie. Wykorzystuje się ją wszędzie — w wychowywaniu dzieci, w szkole, w szkole, a nawet w prawie (chociaż tu głównie system samych kar).

Z tego powodu naturalnym odruchem jest wykorzystanie właśnie tego systemu, gdy chce się motywować pracowników. Niestety jest to zadanie bardzo trudne. Po pierwsze system nagród i kar w tradycyjnym rozumieniu nie jest najefektywniejszym systemem motywacyjnym. Po drugie jego poprawne wykorzystanie jest znacznie trudniejsze niż mogłoby się wydawać.

Oczywiście warto przypomnieć tutaj o wykorzystaniu nagród i kar jako systemie motywacyjnym. Jeżeli pracownik nie wywiązuje się z obowiązków, łamie postanowienia umowy, to wtedy jak najbardziej kara się należy. Z drugiej strony również nie warto szczędzić pochwał, jeżeli osoba dobrze pracuje.

System motywacyjny oparty o „kija i marchewkę” to np. różnego rodzaju premie za wyniki albo odebranie dodatków do pensji (np. za spóźnianie się do pracy). To w pewnym sensie odgórne zasady.

System jest bardzo lubiany, ponieważ jest prosty i przejrzysty. Określenie nagród i kar nie zajmuje dużo czasu. Ponadto wykorzystanie takiego systemu jest intuicyjne — jest obecny w naszym życiu od dziecka.

Dlaczego w takim wypadku nie warto wykorzystywać go w biznesie?

• System kar i nagród działa w perspektywie krótkoterminowej. W długoterminowej perspektywie jest demotywujący i odbiera naturalną motywację do działania.
• Powstaje niezdrowa rywalizacja — system nagród i kar może niszczyć relacje biznesowe, ponieważ każdy chce wypaść jak najlepiej. W niektórych przypadkach dochodzi do nieuczciwych zagrań i zachowań, żeby zgarnąć jak najwięcej. Celem przestaje być wykonywanie obowiązków, a staje się nagroda.
• Pracownicy przestają lubić swoją pracę, a to jest w perspektywie długoterminowej najważniejszy aspekt zarządzania ludźmi i zespołem.

Dodatkowo warto wspomnieć o tym, że każdy człowiek po pewnym czasie przyzwyczaja się do nowego środowiska. To, co jest dla niego nagrodą, po kilku miesiącach staje się normalnością, dlatego takie systemy mogą tracić na efektywności wraz z upływem czasu.

Co w takim razie robić? W jaki sposób zachęcić ludzi do pracy? Odpowiedź jest bardzo przewrotna.

Przestań motywować pracowników!

Skupianie się na typowej motywacji nie ma bardzo często sensu. Zamiast tego skupiają się na zatrudnianiu osób, którym chce się pracować, osób, które chcą się rozwijać i które same znajdą motywację do pracy.

Czy to oznacza, że temat motywacji możesz całkowicie zignorować? Nie do końca. Zamiast skupiać się na motywowaniu, skup się na:

• Budowaniu pozytywnej atmosfery w pracy. Zamiast rywalizacji powinna być współpraca, żeby pracownicy chcieli sobie pomagać.
• Dawaj ludziom głębszy powód do pracy w twojej firmie — misję, wizję.
• Utrzymuj dobre relacje z pracownikami — dbaj o dobrą komunikację, pozwalają się rozwijać. Pomóż im wyznaczyć osobiste cele w pracy, spraw, żeby mieli środowisko, które pozwala im osiągać kolejne cele.
• Pamiętaj o potrzebach pracowników — pisaliśmy o tym w artykule o rekrutowaniu nowych osób. Ważne jest dotrzymywanie obietnic, docenianie ich wysiłku i zmniejszenie stresu w pracy.

To zdecydowanie lepsze niż tworzenie wyścigu szczurów poprzez system nagród i kar. Zamiast skupiać się na motywowaniu, skup się na stworzeniu środowiska, w którym pracuje się dobrze i przyjemnie.

Praca w twojej firmie powinna być przyjemnością

Często mówi się o tym, że pracownicy powinni pracować ciężko. Nie jest to prawdą — jeżeli praca jest zbyt dużym obciążeniem (nie ma znaczenia czy psychicznym, czy fizycznym), to powoduje demotywację u pracowników. W długoterminowej perspektywie będą oni chcieli zmienić miejsce zatrudnienie.

Dzisiaj największe firmy na świecie inwestują w różnego rodzaju „sfery wypoczynku” gdzie pracownicy mogą sobie odpocząć w pracy. Oczywiście inwestowanie w takie miejsce w kilku lub lub kilkunasto-osobowej firmie może być przesadą. Jednak od początku staraj się stworzyć miejsce, w którym się pozytywnie pracuje. Jak to zrobić?

• Atmosfera to podstawa — bądź życzliwy w stosunku do pracowników (można być życzliwym i wymagającym szefem).
• Pracownicy powinni Ci ufać — powinni wiedzieć, że mogą Ci powiedzieć wszystko (przynajmniej w kwestiach zawodowych).
• Stwórz takie relacje z pracownikami, żeby mogli oni Ci mówić sugestie na temat firmy i swojej pracy. Szczególnie zwróć uwagę na to, żeby mówili Ci o tym, jak uczynić swoją pracę przyjemniejszą, lżejszą.

Wiele osób może zdziwić się „jak to uczynić pracę lżejszą — ludzie będą się obijać!”. Nic bardziej mylnego — praca lżejsza, to taka, w której twoi pracownicy nie będą wykonywać zbędnych działań, nie będą się niepotrzebnie męczyć. To często przekłada się na wzrost efektywności. Przykłady?

• Ustawienie biurka w innym miejscu, tak żeby słońce nie świeciło w monitor. Albo kupienie rolet na okna — koszt minimalny, a osiągniesz podobny cel.
• Zmiana ustawienia pewnych elementów w firmie np. przesunięcie jednej z szafek bliżej biurka.

Większość rad będzie wyglądała właśnie w ten sposób — to będą proste sugestie, które pozytywnie wpłyną na pracę osób w twojej firmie. Koszt wprowadzenia takich zmian jest zerowy, a wzrost efektywności bardzo często zauważalny gołym okiem.

Jednocześnie wprowadzanie takich zmian wymaga odpowiedniej atmosfery w pracy. Ty sam nie jesteś w stanie zauważyć potrzeby ich wprowadzenia. Dlatego kluczowe jest zarządzanie firmą w taki sposób, żeby pracownicy Ci o tym mówili.

Pytania, na które warto sobie odpowiedzieć

Na koniec przygotowałem dla Ciebie 12 najważniejszych pytań, tak zwany test G12. Są to pytania skierowane do twoich pracowników, jeżeli każda osoba zatrudniona w twojej firmie, na każde (a przynajmniej na większość) z tych pytań odpowie twierdząco, to wiedz, że wykonałeś świetną pracę w kwestii zarządzania zespołem:

1. Czy wiem, czego oczekują ode mnie w pracy?
2. Czy mam do dyspozycji narzędzia niezbędne do dobrego wykonania pracy?
3. Czy codziennie mam w pracy możliwość wykonywania tego, co potrafię najlepiej?
4. Czy w ciągu ostatnich 7 dni czułem się choć raz doceniony?
5. Czy szefowi lub komuś innemu w pracy na mnie zależy?
6. Czy ktokolwiek w pracy zachęca mnie, abym się dalej rozwijał?
7. Czy w pracy liczy się moje zdanie?
8. Czy misja mojej firmy daje mi poczucie, że praca, którą wykonuję, jest ważna?
9. Czy moim współpracownikom zależy na tym, aby pracować jak najlepiej?
10. Czy znalazłem w pracy mojego najlepszego przyjaciela?
11. Czy w ciągu ostatnich 6 miesięcy rozmawiałem z kimś o postępach, jakie poczyniłem?
12. Czy miałem w pracy możliwość dokształcania się i rozwoju?

Niektóre z tych pytań mogą wydać się bardzo proste, jednak zdziwiłbyś się, w jak wielu przypadkach już na pierwsze pytanie pada negatywna odpowiedź. Potraktuj te pytania również jako wskazówkę — to są aspekty, na które większość pracowników zwraca uwagę. Te pytania nie zostały stworzone przez jakiegoś „guru”, a zostały opracowane na podstawie badań prowadzonych przez wiele lat. Łącznie w tych badaniach brało udział ponad 2 miliony pracowników.