Rodzaje kryzysów w firmie

Na naszym blogu pojawiły się już różne artykuły dotyczące kryzysów. Omówiliśmy m.in. najczęstsze źródła kryzysów w firmie. Czas teraz skupić się na najczęstszych rodzajach kryzysów. Warto zauważyć, że te problemy dotyczą nie tylko początkujących przedsiębiorców.

Dzięki temu, że będziesz znał popularne rodzaje kryzysów w firmie, to będziesz również w stanie im zapobiegać, a tym samym je powstrzymywać.

Kryzys w personelu

Dzisiejsza sytuacja na rynku pracy jest niekorzystna dla pracodawców (zwłaszcza w większych miastach). Rąk do pracy brakuje, a ludzie są bardzo wymagający. Dlatego trzeba pamiętać o tym, jak zarządzać ludźmi. Poruszona została tam również kwestia rekrutacji. Dzięki temu minimalizuje ryzyko powstania kryzysu w dziale personelu.

Jednak co się stanie, jeżeli do niego dojdzie? Przede wszystkim musisz pamiętać, że istnieją dwa główne źródła tego rodzaju kryzysu:

• Odchodzi osoba, która odpowiadała za ważne procesy w twojej firmie np. marketer, sprzedawca, grafik. W takiej sytuacji jeden z filarów firmy z dnia na dzień traci opiekę.
• Brakuje ludzi do pracy, niekoniecznie specjalistycznej (może np. brakować osób do pakowania towaru). Ten rodzaj kryzysu może być spowodowany nie tylko zwolnieniami, ale również wzrostem zamówień.

Obie te sytuacje nie są korzystne. Zwłaszcza pierwsza jest problematyczna, ponieważ w niektórych firmach istnieją pracownicy niemal niezastąpieni. Jak uniknąć takiego kryzysu? Jak mu zapobiegać?

• Przede wszystkim staraj się maksymalnie usystematyzować procesy w twojej firmie. Dbaj o to, żeby osoby, które pracują dla Ciebie działy według konkretnych schematów (przygotowanych przez siebie, albo swoich własnych). Dzięki temu osoby zatrudnione mogą po prostu korzystać z gotowych i sprawdzonych tematów.
• Wykorzystuj outsourcing — temat ten poruszaliśmy w artykule o zatrudnianiu pracowników. Jest to dla Ciebie znacznie korzystniejsza forma współpracy, dodatkowo wiąże się ze znacznie mniejszym ryzykiem.
• Sporządzaj odpowiednie umowy — możesz się zabezpieczyć zapisami nawet przed przejściem pracownika do konkurencji. Dodatkowo powinien go obowiązywać odpowiednio długi okres wypowiedzenia.
• Dbaj o to, żeby zwiększać wydajność pracowników — pomoże to rozwiązać zwłaszcza drugi problem (brak rąk do pracy). Coraz częściej ludzi mogą zastępować maszyny, nie bój korzystać się z pomocy nowoczesnych technologii.

Kryzysy finansowe

To prawdopodobnie najczęstszy rodzaj kryzysu pojawiający się w firmach. Niezależnie od tego, jaką firmę prowadzisz, to potrzebujesz inwestycji, kapitału. Odpowiednie zarządzanie kapitałem to podstawa, niestety wielu przedsiębiorców nie tworzy biznesplanu, działa chaotycznie i kompletnie nie zwraca uwagę na koszty firmy.

Tematyka kryzysów finansowych w firmie jest bardzo rozległa i na jej temat można by napisać osobny artykuł, a nawet książkę. Skupmy się dlatego na najważniejszych przyczynach tych kryzysów:

• Brak kontroli kosztów i przychodów — sprzedaż może być duża, jednak mimo to może nie dawać odpowiednich zysków, które pozwolą utrzymać przedsiębiorstwo. Niektórzy właściciele firm zapominają nawet o takiej najprostszej kontroli.
• Błędy na etapie planowania — przeinwestowanie, błędne oszacowanie kosztów, złe oszacowanie swoich możliwości, czy też przecenienie zwrotu z inwestycji. Te wszystkie błędy mogą doprowadzić do kryzysu finansowego w firmie.
• Brak dokładnego sprawdzenia warunków finansowania zewnętrznego np. przez inwestora lub bank.
• Zalegające produkty w magazynie, których klienci nie chcą kupować.
• Problemy z płatnością przez klientów (dotyczy to zwłaszcza firm działających w obszarze usług).

To tylko kilka najczęstszych problemów, które przyczyniają się do kryzysów finansowych w firmach. Rozwiązanie większości z nich jest bardzo proste, gdy po prostu zdajesz sobie sprawę z tego, że mogą wystąpić.

Próba nieuczciwych zagrań konkurencji — kradzież „know-how”

Chociaż słowo „nieuczciwe” nie zawsze jest adekwatne. W niektórych sytuacjach działania są jak najbardziej zgodne z prawem, chociaż wątpliwe moralnie. Oczywiście nieuczciwych rodzajów zagrań jest cała masa, jednak skupimy się tutaj na kradzieży „know-how”, czyli różnych tajemnic przedsiębiorstwa.a

Definicja hasła „tajemnica przedsiębiorstwa” jest tłumaczona przez „Ustawę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji” z roku 1993. Mówi ona o tym, że tajemnica przedsiębiorstwa musi spełniać 3 warunki:

• Jest informacją technologiczną.
• Jest informacją techniczną.
• Jest informacją organizacyjną przedsiębiorstwa.

Najprościej można powiedzieć, że jest to informacja posiadająca wartość gospodarcza, która nie została ujawniona do wiadomości publicznej, natomiast przedsiębiorca podjął niezbędne działania, żeby utrzymać ją w tajemnicy.

Zastanawiasz się, pewnie w jaki sposób konkurencja mogłaby zdobyć dostęp do tajnych danych? Problemem jest to, że nie musi to być wcale konkurencja, bardzo często zdarza się, że pracownicy widząc dobrze funkcjonujący biznes, chcą po prostu otworzyć własną firmę. Pracując u Ciebie, mogą uzyskać dostęp do twoich kontrahentów, dostawców, klientów, skopiować cały twój system biznesowy. Wbrew pozorom nie jest to taka rzadka sytuacja. Może wydawać się, że najkorzystniejsze byłoby po prostu nie zatrudniać ludzi. Jednak jest to niemożliwe — jeżeli chcesz, żeby twoja firma się rozwijała, to po prostu musisz zatrudniać inne osoby. O czym w takiej sytuacji powinieneś pamiętać? Jak chronić „know-how” swojej firmy?

• Przede wszystkim pamiętaj, że nie wszystko jest tajemnicą twojej firmy. To twoim zadaniem jest dbać o to, żeby tę tajemnicę zachować i żeby nie stała się ona informacją publiczną. Ty musisz podjąć odpowiednie działania organizacyjne w swojej firmie. Jeżeli masz wątpliwości co do tego, co jest tajemnicą przedsiębiorstwa, to skorzystaj z pomocy prawników. Oni również podpowiedzą Ci, jak możesz jej chronić.
• Zadbaj o odpowiednie zapisy w umowach z pracownikami. Możesz zadbać o to, żeby pracownik miał zakaz konkurencji nawet po zakończeniu pracy u Ciebie, to pozwoli Ci m.in. na uniknięcie sytuacji, w której pracownicy odchodzą i zakładają konkurencyjną firmę. Jednocześnie pamiętaj, że takie zapisy muszą być zgodne z prawem, dlatego warto skontaktować się ze swoimi prawnikami.

I pamiętaj — gdy ten kryzys się pojawi, a Ty nie jesteś przygotowany, to nie panikuj. Skorzystaj z pomocy dobrego prawnika, a on podpowie Ci, co robić. W wielu przypadkach ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, wykorzystanie jej przez pracowników np. do założenia swojej firmy to przestępstwo, dlatego odpowiednio do tego podchodząc, jesteś w stanie rozwiązać ten kryzys w swoim przedsiębiorstwie.

Kryzysy w logistyce

Zarządzanie małym przedsiębiorstwem jest proste. Zwłaszcza jeżeli jedynym pracownikiem jesteś Ty i tylko zlecasz kilka zadań zewnętrznym firmom. Jednak jeżeli twoje przedsiębiorstwo będzie się rozrastać, Ty będziesz zatrudniać kolejnych pracowników, to wtedy pojawią się kłopoty w logistyce. Odpowiednie zarządzanie takim przedsiębiorstwem jest bardzo ważne, ponieważ w przeciwnym wypadku może okazać się, że twoje obroty wzrosły trzykrotnie, ale koszty prowadzenia biznesu pięciokrotnie. Zwłaszcza jeżeli ten kryzys w logistyce połączysz z kłopotami w zatrudnieniu ludzi, to twoja firma może mieć duże problemy.

Rozwiązanie jest bardzo proste, a jest nim outsourcing logistyczny. Korzystanie z pomocy firm zewnętrznych to w wielu wypadkach świetne rozwiązanie. Outsourcing logistyczny polega na tym, że zlecasz firmie zewnętrznej obsługę paczek, klientów. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie — nie musisz się martwić o szkolenia ludzi, zatrudnianie pracowników, o wynajem odpowiedniej powierzchni magazynowej. Zarządzanie firmą staje się znacznie prostsze, a w wielu przypadkach ucinają się twoje koszty operacyjne.

Jednocześnie wdrożenie odpowiedniego outsourcingu logistycznego musi być odpowiednio zaprojektowane. Należy pamiętać o tym, że źle wdrożony może generować straty i być nieopłacalny.

Kryzysy związane z umowami

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, to istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że nie jesteś dobrym prawnikiem. To całkowicie zrozumiałe, jednocześnie podpisywanie umów, które nie zostały dokładnie przeanalizowane przez osobę doświadczoną, nie jest najlepszym pomysłem.

Czasem brak jakiegoś zapisu może Cię mocno kosztować. W innych sytuacjach to niekorzystny zapis w umowie będzie źródłem twoich problemów. Nawet współpracując z osobą, którą doskonale znasz i której bezgranicznie ufasz, dobrze jest mieć wszystko zapisane dokładnie na umowie. Dzięki temu nie tylko jesteś zabezpieczony, ale również twoja sytuacja jest przejrzysta.

Dlatego warto korzystać z usług dobrego prawnika, który przeanalizuje dla Ciebie umowę i zadba o to, żebyś podczas podpisywania był bezpieczny. Jednocześnie, nawet jeżeli wszystkie zapisy umowy są bezpieczne, to zwróć uwagę na kilka elementów:

• Czy jesteś w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków w umowie? — jest to bardzo ważny element. Niektórzy przedsiębiorcy widzą bardzo atrakcyjny kontrakt i nie zastanawiają się, czy np. będą w stanie zrealizować duże zlecenie.
• Doświadczenie — zastanów się czy masz doświadczenie w obszarze, którego dotyczy umowa. Oczywiście każdy doświadczenie musi kiedyś zdobyć, jednak najlepiej jest unikać skakania na głęboką wodę.
• Finansowanie — zwróć uwagę na koszty realizacji projektu. Czy możesz liczyć na jakiś napływ gotówki, zanim zostanie on ukończony? Ile pieniędzy kosztuje finansowanie projektu? Masz odpowiednie rezerwy finansowe? Warto odpowiedzieć sobie na te pytania.

Oczywiście możesz również korzystać z pomocy innych firm i korzystać z ich wiedzy i doświadczenia. Jednak tutaj również musisz pamiętać o wybraniu odpowiednich osób i firm do współpracy.

Kryzys urodzaju

Na koniec zostawiłem teoretycznie najpiękniejszy z kryzysów, jednak mogący nieść ze sobą tragiczne konsekwencje. Kryzys urodzaju występuje, gdy liczba klientów w twojej firmie rośnie (bardzo często gwałtownie), a Ty nie jesteś w stanie poradzić sobie ze wszystkimi zamówieniami. Przykłady:

• Ty i twoi pracownicy jesteście w stanie wysłać 300 zamówień dziennie, a dostajecie ich 500.
• Zainteresowanie twoim sklepem nagle wzrosło i produkty zostały szybko wyprzedane.

Kryzys urodzaju prowadzi bardzo często do pogorszenia się opinii na temat twojej firmy. Zwłaszcza jeżeli opóźniasz się z wysyłką i zamówieniem towaru. Opóźnienia w logistyce prowadzą do większej ilości kontaktu klientów i potencjalnych klientów z twoją firmą, wtedy również i tu powstają opóźnienia. A to wszystko przekłada się na opinie na temat twojej firmy.

Żeby tego uniknąć, możesz korzystać z outsourcingu logistyki. Możesz również korzystać z outsourcingu kontaktu z klientem. Wtedy twoim największym zmartwieniem jest dbanie o odpowiednie stany magazynowe.

Podsumowanie

Z całą pewnością rodzajów kryzysów w firmie jest wiele. W tym artykule skupiliśmy się tylko na najpoważniejszych z nich. Najważniejsza jest taka naprawdę świadomość na temat tego, jaki kryzys może wystąpić w twojej firmie. Już ta wiedza pozwoli Ci podjąć odpowiednie działania na temat tego, żeby się do niego przygotować.