Jakie błędy są najczęściej popełniane w zarządzaniu firmą?

Ostatnio pisaliśmy o błędach popełnianych przez początkujących przedsiębiorców. Jednak warto wspomnieć o błędach, które są najczęściej popełniane w zarządzaniu firmą. Te błędy często zdarzają się również bardziej doświadczonym właścicielom firm.

Nie Dobranie odpowiedniej formy działalności do swoich planów

Co najczęściej robi osoba, która chce założyć firmę? Zakłada najczęściej działalność gospodarczą. Jest to jedno z najprostszych rozwiązań, które ma wiele zalet:

• Niskie koszty prowadzenia działalności i jej rozpoczęcia — w początkowym okresie korzystasz z preferencyjnego ZUS-u.
• Zasady prowadzenia działalności są znacznie prostsze niż np. w przypadku spółki z o.o.
• Warto zauważyć, że prowadząc firmę, gdzie jesteś jedynym szefem, nie masz wspólników, tak naprawdę nic Cię nie ogranicza. Oczywiście musisz zwracać uwagę na zachowanie rynku, ale takich bezpośrednich ograniczeń nie masz dużo.

To tylko kilka najważniejszych korzyści. Jednocześnie większość osób nawet nie myśli o innych formach prowadzenia działalności. Natomiast warto je rozważyć, zwłaszcza jeżeli planujesz w przyszłości działać na większą skalę.

Warto zauważyć, że jednoosobowa działalność gospodarcza ma również kilka minusów. jednym z nich jest to, że właściciel firmy ma pełną odpowiedzialność za zobowiązania finansowe prowadzonej przez siebie działalności. Dodatkowo jego firmą nie interesują się inwestorzy, a w niektórych sytuacjach przekształcenie w inną formę działalności jest bardzo trudne i kosztowne.

Z tego ostatniego powodu warto jest od razu zastanowić się nad innymi formami działalności. Szczególnie atrakcyjna jest tutaj spółka z o.o. dzięki która daje bardzo duże możliwości, jednocześnie nie narażając przedsiębiorcy na tak duże ryzyko.

Z tego powodu warto już przed założeniem firmy przygotować odpowiedni biznesplan i zastanowić się nad swoimi celami, a następnie realnie ocenić swoje szanse na ich osiągnięcie.

Posiadanie strategii cenowej

O tym, jak ważna jest strategia cenowa pisaliśmy w osobnym artykule. Niestety wielu przedsiębiorców zapomina o tym, jak ważne jest posiadanie przemyślanej i dobrze skonstruowanej strategii cenowej.

Opierają oni ceny albo na swoich przypuszczeniach, albo po prostu starają się sprzedawać taniej. Taka strategia może być skuteczna, ale pod warunkiem, że jest elementem spójnej i przemyślanej strategii cenowej. Dokładnie ten temat poruszyliśmy w jednym, z naszych ostatnich artykułów.

Jeżeli chcesz odpowiednio dobrać strategię cenową dla swojej firmy, to przeczytaj nasz poprzedni artykuł. Tutaj tylko przypomnimy o tym, żeby cenę opierać o realne dane i fakty:

• Informacje zwrotne od twoich klientów.
• Koszty produkcji towarów.
• Ceny konkurencji.
• Potrzeby klientów i wartość twojego produktu.

Wymyślanie cen z głowy jest jednym z najgorszych pomysłów.

Brak kontroli kosztów

To ile kosztują twoje produkty i usługi przekłada się bezpośrednio na twoje zyski. Warto się natomiast przyjrzeć drugiej stronie medalu, czyli kosztom, jakie generuje twoja firma. To kolejny problem wielu przedsiębiorców, zwłaszcza początkujących. Nie odróżniają oni przychodów i dochodów, nie kontrolują kosztów generowanych przez ich firmę.

Najczęstszą odpowiedzią na problemy finansowe przedsiębiorstwa jest bardzo często kredyt. ”W końcu firma dobrze prosperuje, sprzedaż jest duża, więc z pewnością wyjdziemy na prostą” – tak myśli wielu przedsiębiorców.

Natomiast dochód można zwiększyć, nie tylko zwiększając obroty, ale również tnąc koszty. Dlatego też warto je kontrolować. Dzięki temu można optymalizować procesy zachodzące w twojej firmie i tym samym budować przewagę konkurencyjną.

Co zrobić, gdy pojawiają się problemy ze spłatą kredytu?

Jest to szczególnie problematyczne, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i za długi firmy odpowiadasz swoim majątkiem. Co powinieneś zrobić, gdy problemy twojej firmy są duże i nie możesz sobie poradzić ze spłatą długu?

• Przede wszystkim utrzymuj kontakt ze swoimi wierzycielami. Im naprawdę nie zależy na tym, żeby Cię zmieszać z ziemią, wręcz przeciwnie. Chcą oni, żebyś spłacił swoje długi, dlatego też bardzo często można się z nimi dogadać — rozłożyć swój dług na dodatkowe raty, wstrzymać na kilka miesięcy spłatę zobowiązań.
• Gdy zauważasz problemy finansowe, to jak najszybciej reaguj. Odpowiedzią nie jest branie kolejnych pożyczek (wpadasz w ten sposób w pętlę kredytową), a zmniejszanie kosztów i zwiększanie zysków.
• Planuj oszczędności na początku miesiąca.
• Stwórz plan wyjścia z długów. O znaczeniu planowania pisaliśmy w artykule o błędach początkującego przedsiębiorcy. Planowanie pomoże Ci również rozwiązać twoje problemy finansowe.
• Zacznij działać — największym twoim wrogiem jest strach. Wiele osób on paraliżuje i nic nie robią. Natomiast rozpoczęcie działań możliwie najszybciej, zasięgnięcie rad bardziej doświadczonych osób pozwala rozwiązać większość problemów.

No i pamiętaj — gdy uda Ci się spłacić swoje długi, to pamiętaj o tym, żeby następnym razem rozsądniej zaciągać kolejne zobowiązania. Szczególnie unikaj takich, których celem nie jest powiększenie twojego majątku.

Kiepska organizacja firmy

Kolejnym problemem w przypadku wielu przedsiębiorców jest częsta reorganizacja firmy. Spotykane jest to nawet w większych firmach, gdzie np. dział w sklepie mógł być przebudowywany kilkakrotnie w niewielkim okresie z powodu kiepskiego przepływu informacji.

Najczęściej ten problem pojawia się, gdy w firmie zdarzają się jakieś niepowodzenia. Niektórzy przedsiębiorcy reagują na to szybkimi i nieprzemyślanymi decyzjami. Chociaż oczywiście zdarzają się przedsiębiorcy, którzy regularnie zmieniają np. oprogramowanie, na którym pracują w celu „Zwiększenia wydajności”, natomiast prawda jest taka, że największą wydajność osiągnęliby, gdyby zostali przy jednym programie na dłużej niż kilka miesięcy.

Oczywiście zmiany w organizacji firmy mogą przynieść bardzo pozytywne efekty. Jest tylko jeden warunek do spełnienia — muszą być one przemyślane. Nie mogą one być podejmowane przez pryzmat twoich emocji. Dobra zmiana musi być nie tylko przemyślana, ale również odpowiednio zaplanowana. Oprócz tego musisz mieć czas na zbadanie wpływu zmiany na funkcjonowanie firmy i wyciągnięcie z tego wniosków.

Jak wprowadzić odpowiednio zmianę?

• Przede wszystkim jasno wyznacz cel, który chcesz osiągnąć dzięki niej. Pamiętaj tutaj o strategii firmy, weź pod uwagę swój biznesplan. Zwróć uwagę nie tylko na potencjalne zyski/straty firmy, ale również na satysfakcję klienta, która w długoterminowej perspektywie jest najważniejsza.
• Odpowiednio zaplanuj zmianę – zastanów się, co chcesz zmienić, jakie procesy chcesz usprawnić. Dobrym pomysłem jest tutaj uwzględnienie pomysłów pracowników, dyskutuj z nimi na temat wprowadzanych usprawnień.
• Po prostu wprowadź zmianę — realizujesz przygotowany razem z pracownikami plan.
• Daj czas na „Zaistnienie zmianie” i wyciągnij wnioski — zanim zastanowisz się, czy zmiana daje pozytywne efekty, czy też nie musi minąć sporo czasu. Bardzo często nawet dobre zmiany na samym początku nie dają pozytywnych efektów.

Zbyt duże inwestycje

Kolejnym błędem, który wiąże się z poprzednim, są zbyt duże inwestycje. Niektórzy przedsiębiorcy myślą, że większy kapitał wpłacony w ich biznes zwiększy ich możliwości. Jednak bardzo często tak nie jest.

Po pierwsze, żeby nauczyć się zarządzać dużym kapitałem, dużym przedsiębiorstwem zwykle lepiej jest nauczyć się zarządzać mniejszą firmą. Jednym z najbardziej ryzykownych źródeł finansowania są kredyty — postępuj z nimi ostrożnie. W wielu przypadkach znacznie bardziej opłacalny jest stopniowy wzrost i rozwój.

Żeby uchronić się przed negatywnymi skutkami przeinwestowania koniecznie:

• Przygotuj jak najbardziej szczegółowy plan inwestycji.
• Sprawdź plan pod względem potrzebnych kwot, wszystkich wyliczeń.
• Kontroluj wydatki — tu pojawia się częsty błąd początkujących przedsiębiorców, dla których drobny, nieplanowany wydatek wydaje się nieznaczący. Natomiast tego typu wydatki mogą prowadzić to niewypłacalności firmy w przyszłości.

Oczywiście inwestycje z zewnątrz są przydatne. Również branie kredytów na rozwój firmy ma sens, tylko to wszystko musi być poparte planem, którego będziesz się trzymał.

Błędy na etapie zarządzania pracownikami

Wiele firm popełnia kardynalne błędy na etapie zatrudniani nowych pracowników. Jest to częsty problem, gdy firma zaczyna się szybko rozwijać i brakuje rąk do pracy, wtedy łatwo jest zatrudnić niekompetentną osobę.

Natomiast zatrudnienie nieodpowiednich osób jest nie tylko nieopłacalne, ale też bardzo często obniża morale całego zespołu. Dlatego też przede wszystkim nie warto powstrzymywać się ze zwalnianiem pracowników. Nie chodzi tu o to, żeby nie rozmawiać z osobami pracującymi w twojej firmie, nie dawać im wskazówek. Po prostu, jeżeli widzisz osobę, która olewa twoje zalecenia i zadania, które ma wykonać, to nie bój się jej zwolnić. Zyskasz na tym nie tylko Ty, ale również inni twoi pracownicy.

Natomiast żeby uniknąć takich sytuacji przykładaj większą uwagę do osób, które zatrudniasz. Ponadto regularnie kontroluj jakość pracy osób zatrudnionych — niektórzy pracownicy robią świetne pierwsze wrażenie, natomiast z biegiem czasu ich wydajność drastycznie spada.

Pamiętaj, że w pracy bardzo często najważniejsze jest zaangażowanie pracownika — często bardziej opłacalne jest zatrudnienie osoby, która się stara i chce się nauczyć, niż osoby, która niby wszystko umie, a jednocześnie jej wydajność jest zerowa.

Temat odpowiedniego zarządzania pracownikami z pewnością zostanie jeszcze poruszony na naszym blogu, dlatego też tutaj znajdziesz więcej informacji na ten temat.

Kreatywna księgowość

”Pewna jest tylko śmierć i podatki” – na całe szczęście przedsiębiorcy mają możliwość ograniczania tego drugiego elementu. ”Optymalizację podatkową” stosują wszystkie przedsiębiorstwa — zarówno małe firmy prowadzone przez jedną osobę, jak i miliardowe korporacje. Świetnym przykładem jest raport z tego roku, który porównuje podatki płacone przez spółki takie jak CD Project, Microsoft, czy też IBM.

Nie mam zamiaru przekonywać Cię, że optymalizacja podatkowa jest zła, rób to po prostu z głową. Nie chcesz doświadczyć sytuacji, w której księgowość była zbyt kreatywna w oczach ZUS-u i Skarbówki.

Ponadto prowadzenie zbyt kreatywnej księgowości może ograniczyć twoje starania o finansowanie z zewnątrz — mowa tu zarówno o kredytach, jak i wsparciu inwestorów.

Robienie wszystkiego samemu

To błąd, z którego wielu przedsiębiorców nie może się wyleczyć. Uważają oni, że wszystko zrobią najlepiej — zajmą się pisaniem ofert, marketingiem, prowadzeniem bloga, nagrywaniem na YouTube, a dodatkowo będą pozycjonować swoją stronę, obsługiwać social Media i robić wszystkie inne zadania niezbędne do poprawnego funkcjonowania firmy.

To bardzo częsty błąd, który obniża wydajność twojej firmy. Niektóre osoby popełniają go, bo chcą ciąć koszty, inni natomiast uważają, że wszystko robią najlepiej. Natomiast warto zwrócić uwagę, że delegując:

• Efektywność wykonywanych zadań wzrośnie — wystarczy, że zatrudnisz specjalistów w swojej dziedzinie, a dzięki temu będziesz miał np. lepsze oferty, lepiej prowadzone Social Media.
• Ty skupisz się na ważniejszych zadaniach w firmie — zarządzaniu nią, rozwijaniu przedsiębiorstwa.
• Nie będziesz musiał się rozwijać w każdej z dziedzin, a skupisz się na rozwijaniu kluczowych umiejętności.
• Mimo wszystko Ty ponosisz konsekwencje niewykonanych lub źle wykonanych działań. Dlatego też warto rozwijać swoje kompetencje w zakresie outsourcingu i zarządzania ludźmi.

Delegowanie zadań na zewnątrz, zatrudnianie nowych pracowników jest konieczne, żeby twoja firma weszła na wyższy poziom. Oczywiście do pewnego etapu możesz sobie poradzić ze wszystkim samemu, jednak jeżeli chcesz, żeby twoja firma się rozwijała, to musisz prędzej czy później zaczął zlecać zadania na zewnątrz.

To najczęstsze błędy popełniane w zarządzaniu firmą. Jeżeli przypomniałeś sobie inne błędy, które popełniałeś (a być może nadal popełniasz), to koniecznie zostaw komentarz.